Interne und externe Personalbeschaffung – Definition, Unterschiede und Möglichkeiten

Eine offene Stelle kostet Geld. Viel Geld. Doch was ist die effektivste Methode, um die ideale Besetzung zu finden? Sollten Sie auf vorhandene Talente im Unternehmen setzen oder besser den externen Arbeitsmarkt durchforsten?

In diesem Artikel erfahren Sie, was interne und externe Personalbeschaffung ausmacht, wie Sie deren Potenziale gezielt nutzen können und warum die richtige Strategie nicht nur Zeit, sondern auch erhebliche Kosten spart.

Was ist interne und externe Personalbeschaffung?

Die Personalbeschaffung ist ein zentraler Prozess, um offene Positionen mit den richtigen Talenten zu besetzen. Dabei gibt es zwei zentrale Wege: die interne und die externe Personalbeschaffung.

Die Wahl der richtigen Personalbeschaffungsmaßnahme hängt von den Zielen und Anforderungen eines Unternehmens ab. Hierbei bieten sowohl interne als auch externe Bezugsquellen vielseitige Möglichkeiten, Talente zu finden und den Personalbedarf zu decken.

Bei der internen Personalbeschaffung greifen Sie auf interne Bezugsquellen im Unternehmen zurück. Beispiele dafür sind:

• Interne Stellenausschreibungen: Offene Positionen werden unter Ihren Mitarbeiter:innen ausgeschrieben, um interne Talente zu fördern.
• Beförderungen und Versetzungen: Geeignete Kolleg:innen übernehmen neue Aufgaben oder wechseln in andere Bereiche.
• Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme: Ihre Mitarbeitenden empfehlen qualifizierte Personen aus ihrem Netzwerk – oft mit einer kleinen Anerkennung verbunden.

Die externe Personalbeschaffung eröffnet Ihnen den Zugang zu Talenten außerhalb Ihres Unternehmens. Dazu gehören:

• Stellenanzeigen: Online-Portale, Jobbörsen oder Printmedien dienen dazu, neue Kandidat:innen zu erreichen.
• Direktansprache (Active Sourcing): Potenzielle Talente werden aktiv kontaktiert.
• Karrieremessen und Netzwerkevents: Diese Plattformen ermöglichen persönliche Kontakte zu qualifizierten Fach- und Führungskräften.
• Headhunter:innen: Spezialisierte Personalberater:innen identifizieren gezielt Fach- und Führungskräfte, die nicht aktiv auf Jobsuche sind, und sprechen diese individuell an. Sie verfügen über exzellente Marktkenntnisse und Zugang zu einem Netzwerk an Top-Talenten.

Mit einer durchdachten Kombination von internen und externen Maßnahmen sichern sich Unternehmen den Zugang zu einem breiten Pool an Talenten, während gleichzeitig bestehende Mitarbeitende gefördert und eingebunden werden.

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Interne und externe Personalbeschaffung im Vergleich

Die Entscheidung zwischen interner und externer Personalbeschaffung hängt von verschiedenen Faktoren ab: dem spezifischen Bedarf, den Ressourcen des Unternehmens und den Zielen der Personalstrategie. Beide Ansätze bieten Stärken, die sich je nach Situation optimal nutzen lassen.

Vor- und Nachteile der internen Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung bietet Unternehmen die Möglichkeit, auf bereits bekannte Talente innerhalb der eigenen Belegschaft zurückzugreifen. Dieser Ansatz hat einige deutliche Vorteile:

Vorteile der internen Personalbeschaffung:

• Schnellerer Besetzungsprozess: Da potenzielle Kandidat:innen bereits Teil des Unternehmens sind, entfallen externe Auswahlverfahren.
• Kostenersparnis: Interne Stellenausschreibungen und Versetzungen sind in der Regel günstiger als externe Rekrutierungskampagnen.
• Motivation der Belegschaft: Die Aussicht auf Entwicklungsmöglichkeiten stärkt die Bindung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
• Unternehmenskultur: Mitarbeiter:innen, die das Unternehmen bereits kennen, passen häufig besser zur bestehenden Kultur.
• Bestehendes Wissen bleibt im Unternehmen: Interne Kandidat:innen bringen ein tiefes Verständnis der internen Prozesse, Werte und Strukturen mit und können dieses Wissen direkt in ihre neue Position einbringen.

Trotz dieser Vorteile gibt es auch Herausforderungen.

Nachteile der internen Personalbeschaffung:

• Begrenzte Auswahl: Der Talentpool ist eingeschränkt, was die Suche nach spezifischem Know-how erschweren kann.
• Verlagerung von Vakanzen: Wenn Mitarbeitende aufsteigen oder die Abteilung wechseln, entsteht oft eine neue offene Stelle.
• Weniger neue Perspektiven: Der Fokus auf interne Kandidat:innen kann dazu führen, dass frische Ideen und externe Impulse fehlen.

Vor- und Nachteile der externen Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung eröffnet Unternehmen Zugang zu einem breiten Markt potenzieller Talente und ermöglicht die gezielte Suche nach spezifischen Qualifikationen.

Vorteile der eternen Personalbeschaffung:

• Reduzierung der Vakanzkosten: Durch die gezielte und schnelle Besetzung offener Stellen minimieren Sie die Kosten (Cost of Vacancy), die durch unbesetzte Positionen entstehen.
• Zeit- und Ressourceneinsparung: Die Zusammenarbeit mit externen Partner:innen wie Headhunter:innen entlastet Ihre Personalabteilung und beschleunigt den Rekrutierungsprozess.
• Zugang zu Spezialist:innen und Expert:innen: Externe Personalbeschaffung ermöglicht es, gezielt Fach- und Führungskräfte mit spezifischem Know-how zu finden, die im internen Talentpool möglicherweise fehlen.
• Minimierung von Rekrutierungsrisiken: Externe Expert:innen übernehmen die Vorauswahl geeigneter Kandidat:innen und steigern so die Chance auf eine erfolgreiche Besetzung.
• Flexibilität und Geschwindigkeit: Besonders bei kurzfristigem Personalbedarf oder hochspezialisierten Positionen reagieren externe Dienstleister:innen schnell und effektiv.

Auch hier gibt es Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen.

Nachteile der externen Personalbeschaffung:

• Kulturelle Passgenauigkeit: Es besteht das Risiko, dass externe Kandidat:innen nicht optimal zur Unternehmenskultur passen. Eine sorgfältige Auswahl und klare Kommunikation können hier Abhilfe schaffen.
• Aufwand an Kosten: Die externe Rekrutierung kann zunächst höhere Investitionen erfordern. Diese relativieren sich jedoch in der Regel durch eine schnellere Besetzung und die hohe Qualität der Kandidat:innen. Wählen Sie Headhunter:innen, die nach dem Erfolgsprinzip arbeiten, also nur bei erfolgreicher Besetzung eine Provision in Rechnung stellen. So läuft Ihr Risiko gegen null.

Welche Personalbeschaffungswege passen zu Ihrem Unternehmen?

Die Wahl der passenden Personalbeschaffungswege ist entscheidend, um offene Positionen gezielt und erfolgreich zu besetzen. Dabei sollten Sie Faktoren wie die Unternehmensgröße, die Dringlichkeit der Besetzung und die Anforderungen der Position genau analysieren.

1. Unternehmensgröße:

Die Größe Ihres Unternehmens beeinflusst maßgeblich, welche Maßnahmen sinnvoll sind. Kleinere Unternehmen profitieren oft davon, auf interne Bezugsquellen zu setzen, da bestehende Mitarbeitende die Unternehmenskultur bereits kennen und sich schneller integrieren. Größere Unternehmen können interne Entwicklung und externe Rekrutierung gezielt kombinieren, um sowohl Talente zu fördern als auch hochqualifizierte Spezialist:innen von außen zu gewinnen.

2. Dringlichkeit:
Wenn eine Stelle zeitnah besetzt werden muss, kann die Zusammenarbeit mit erfahrenen Headhunter:innen oder Personalberatungen wie KAARISMA die Lösung sein. Dank effizienter Prozesse und einem umfassenden Netzwerk reduzieren externe Dienstleister:innen die Zeit für die Besetzung und minimieren die Kosten unbesetzter Stellen.

3. Art der Position:
Je nach Position unterscheiden sich die Anforderungen an die Rekrutierung. Operative oder administrative Rollen lassen sich oft effizient über interne Maßnahmen besetzen. Bei spezialisierten Fach- oder Führungskräften, wie einem Leiter im Vertrieb oder Expert:innen im Außendienst Augenoptik, ist die externe Personalbeschaffung häufig unerlässlich, um Kandidat:innen mit spezifischem Know-how und Erfahrung zu finden, die Ihrem Unternehmen echten Mehrwert bieten.

Mit einer durchdachten Strategie, die auf diese Faktoren abgestimmt ist, können Sie sicherstellen, dass Ihre offenen Stellen schnell und nachhaltig besetzt werden.

Externe Personalbeschaffung mit KAARISMA: Ihre Experten im Bereich Recruiting

In einem anspruchsvollen Arbeitsmarkt braucht es erfahrene Partner:innen, um qualifizierte Führungs- und Fachkräfte für Ihr Unternehmen zu gewinnen. KAARISMA bringt die Expertise und das Netzwerk mit, um auch in spezialisierten Branchen die passenden Talente zu finden.

Unsere Expertise – Ihr Vorteil:
Bei KAARISMA verstehen wir Recruiting als weit mehr als die Suche nach Lebensläufen. Mit unserem bewährten 3D-Ansatz – Deep-Dive, Chancen aufdecken, Möglich machen – analysieren wir nicht nur die fachlichen Qualifikationen, sondern auch die individuellen Stärken und Soft Skills von Kandidat:innen. So schaffen wir Matches, die nicht nur den Anforderungen der Position gerecht werden, sondern auch harmonisch zur Unternehmenskultur passen.

Ein Netzwerk, das verbindet:
Durch unsere langjährige Tätigkeit in Bereichen wie Vertrieb, Bauwesen, IT, Finanzen und Engineering verfügen wir über exklusive Kontakte zu Fach- und Führungskräften, die im verdeckten Stellenmarkt agieren. Besonders für spezialisierte Positionen, können wir gezielt Talente identifizieren, die über das gewünschte Know-how und die passenden Erfahrungen verfügen.

Effizienz und Vertrauen:
Unser Team von Headhunter:innen arbeitet eng mit Ihnen zusammen, um den Recruiting-Prozess transparent und effizient zu gestalten. Von der ersten Bedarfsanalyse bis zur erfolgreichen Besetzung begleiten wir Sie und minimieren so Ihre Rekrutierungsrisiken.

Fazit: Externe und interne Möglichkeiten der Personalbeschaffung sind Teil der Personalstrategie

Eine erfolgreiche Personalgewinnung erfordert eine durchdachte Strategie. Externe und interne Ansätze bieten wertvolle Vorteile und sollten je nach Bedarf und Zielsetzung individuell kombiniert werden.

Die interne Personalbeschaffung stärkt die Bindung Ihrer Mitarbeitenden, erhält bestehendes Wissen im Unternehmen und fördert eine schnelle Besetzung von Positionen. Sie eignet sich besonders, wenn Entwicklungsmöglichkeiten für die Belegschaft geschaffen werden sollen.

Die externe Personalbeschaffung bietet darüber hinaus entscheidende Vorteile, insbesondere bei der Reduzierung der Cost of Vacancy. Durch die Zusammenarbeit mit erfahrenen Personalberatungen können offene Stellen schneller und gezielter besetzt werden, wodurch die finanziellen und operativen Belastungen einer Vakanz erheblich reduziert werden. Zudem eröffnet die externe Rekrutierung den Zugang zu einem breiten Talentpool und minimiert durch professionelle Vorauswahl das Risiko von Fehlbesetzungen.